企業お役立ちコラム

　ここでいう庶務業務とは、前回までに説明した以外の雑多な業務、社内サービスとして考えて頂きたい。総務の総務たる所以が、 この庶務業務。宅急便や郵便による発送業務から、年末年始の諸準備、文房具の在庫管理や社内便などなど。一度、庶務業務の 全容を把握してみるべきである。なんと幅広く庶務業務、社内サービスを行っているかが理解できるであろう。把握できたら、 項目ごとにその目的を明確にし、現在の環境であっても必要とされているものなのか検討すべきである。同時に、実際に利用さ れているのかどうか、申請書から把握したり、使用量から把握していく。以上の作業から、必要最小限のサービスのみを残し、 その他は廃止、縮小を考えていく。あるいは、総務でやるのではなく、利用部署の判断や予算のもとで管理してもらうことも考 えてみる。ただ、漫然と従来の流れのなかで、サービスを継続していくのではなく、ここで改めて見直すという視点が必要である。

　必要であるとされたサービスにおいては、次に、目的が達成されるぎりぎりのレベルでのサービスレベルまでに落とせるかどうか 検討してみる。消耗品や事務用品においては、最小限の品数、種類におさえることを考える。使うかもしれないので、用意してお く、というのは止めて、会社の決まりとして種類を制限してしまう。結局は慣れの問題であったり、先方に一言いえば済む問題で あったりと、多少抵抗はあるものの、そんなに大問題となることはないであろう。また、少品種を大量に購入するほうが安価に購 入できることとなる。経費削減の大命題のもと、トップダウンの進め方で、バッサリと実行していく。

次回は、いままで見てきた個別業務を通じて、総務業務をどのように捉えるべきか整理してみることにする。