企業お役立ちコラム

　売買契約、リース契約、賃貸契約ほか、サービスに関する契約など、総務業務にはいろいろな契約行為が必要となる。 契約においては、それぞれの行為についてのワークフローが明確になるように記述されている必要がある。
　売買行為であれば、発注から納品、検品などについて、甲乙（契約での当事者）のそれぞれのやるべきことが明確になって いるはずである。従って、契約内容と実際の行為の整合性を確認しなければならない。既製の契約書であっても、つまり、 変更や修正の可能性がほとんどない場合でも、契約内容が異なるようであれば、契約相手に一言確認する必要がある。 別に覚書で対応することもできるはずである。厳密に言えば、印を押してしまえば、後から何を言っても無駄である。 （そもそも、契約内容が公序良俗違反であれば別だか）
　まして、一から契約書を作成するのであれば、最大漏らさず業務、行為の流れを把握し、分かりやすい日本語で明確に記述することが大切である。

　そして、甲乙間の債権債務の関係を明確にして、それぞれのやるべきことと、それがなされなかった場合のペナルティ、 不可抗力で生ずるリスクについて明示しておく。
　先に明確にした業務フローのなかで、どのようなリスクが想定されるか。そして、そのリスクは何により、つまり、どちらの過失で生ずるのか。或いは、不可抗力で生ずるリスクは何かを明確にする。過失により生ずるものであれば、その予防策をそこにおいて講じる必要がある。不可抗力で生ずる場合は、保険や代替手段などの対策を検討しておく。 　また、ペナルティについては、自社に対するものが厳しいものであれば、契約締結前に緩和できないか、緩やかな文言、或いは、 削除できないか交渉する。「これは契約ですから、実際にそうなっても、その時協議しましょう。」と、実際の場面では相手に 言われてしまうことがあるかと思うが、印を押してしまったら、最後である。先の言葉を文面にして双方で残しておかない限り、 その効力はあり得ない。

次回は、防災対策について「管理」というキーワードでそのポイントを整理してみる。