企業お役立ちコラム

　社内規程管理は規程を作成することが目的となってしまいがちである。重要な規程だと取締役会の承認が必要な場合もあり、 雛型を作成し取締役会の承認がされると、それで一段落。規程集の差し替えを依頼すると、これで完了。 これが偽らざる実態ではないだろうか。本来なら、作成してからが大事なはずである。関係する部署、従業員に周知し、 実行を促したり、厳守するように徹底しなければならない。膨大なパワーが必要となる。
　では、そのように労力がいる規程作成に当って、どのような規程を作成すべきなのか。法的に必要とされている （取締役会規程や就業規則、賃金規程など）以外は、「リスク管理」の観点から、周知しておくべき事項を規程として 「重み」をつけ運用していくべきであろう。
　まず、従業員をリスクから守るために必要なルール作りがある。直接的な損害や被害から守る「安全管理」から、 　車両管理規程、防火管理規程など。企業を守るためのルールとして、インサイダー取引防止に関する規程、情報管理規程など。 この企業を守るというのは、「逃げ」になるかもしれないが、企業が行うべき管理体制を構築することにより、 社員の不祥事による企業の責任を幾分か軽減させることを意味する。つまり、企業としては規程により防止策を施していた という証拠となるのである。従業員も守り、企業も守る規程である。

　規程を作成し運用に乗せたら、次に必要なのは見直し作業である。実態との不整合はないか、規程に則って運用していくと 非効率にならないかなど、環境や状況が変化したら素早く改訂作業を行う。社内サービスの利用や器材備品の取扱が規程に 則って行われることも多いかと思う。実際に運用、或いは使用されるその方法についての基準が規程となるわけである。 「使用管理」で記したように、使用状況を把握することで選択と集中、取捨選択をしていくわけだが、その使用方法について も取捨選択が必要である。改訂作業は随時すべきである。そのためにも、改訂に面倒な手続きが必要な規程としてルール化す るよりも、もっと身軽な形態でルール化しておくと良いのかもしれない。

次回は、契約の締結について「管理」というキーワードでそのポイントを整理してみる。