企業お役立ちコラム

　機器設備や資産、備品、消耗品の使用状況や社内制度などの利用状況を把握することである。 事前に十分検証して、先の物品や制度を導入したとしても、実際に稼動してからの状況が異なる場合がある。 或いは、企業を取り巻く環境や経済状態、社内事情により、前提条件が変化する場合もある。
　選択と集中がキーワードとなっている現在、不用、無用の物品やサービスについては、早急に見直しを図り、 廃止するのか、変更するのかの判断を下すべきである。しかし、使用状況、利用実態を把握していなければ、 見直しすることすらできない。また、状況について、きっちりとデータを取っておらずに、感覚で議論する こともナンセンスである。常に最新の、そして有用なサービスを提供したいのであるなら、使用管理は徹底 すべきである。多少手間であっても、後々のコストを考えると使用管理は必要である。

　事実を正確に残すことであり、履歴管理の意味も含む。言った言わないのトラブルを防ぐために契約書を作成したり、 法律で定められている議事録（株主総会、取締役会）、重要会議の議事録などの作成業務がそれに当る。 或いは、社内対応の指標として、実際に対応した、その状況や判断基準を決められたフォーマットに記録し、 今後の対応の参考にすることもある。先の「使用管理」と一緒で、事実を積み重ねることで、見えてくるものがある。 新たな規程や社内体制、社内基準などの構築が必要となる場合もある。
　但し、単に記録を積み重ねるだけでは意味がない。その奥に潜む問題点や解決策を見つけ出そうとする「問題意識」を持って、 定期的に記録を分析しなければならない。それも、同一の担当者が毎回行うと、ルーチンワークとなってしまう。たまには、 新たな視点、素人的な発想ができる、担当外のメンバーに分析してもらうことも必要である。

次回は、「契約管理」と「文書管理」の目的と考え方について整理してみたいと思う。