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「管理」で捉える総務業務 第4回

〜 総務業務に共通する考え方の検討 〜


 今回は、「消耗品・印刷物管理」と「在庫管理」の目的と考え方について整理してみる。

消耗品・印刷物管理

 文房具や給湯室周りの消耗品、名刺や社封筒などの印刷物。これらの物は、次にあげる在庫管理も重要だが、 まず、必要とされる物の種類について考える必要がある。文房具であれば、会社指定の品番を確定し、むやみ と増やさない。社封筒についても、使用実態を把握して取り揃える種類を少なく抑える。
 そして、文房具などのように、完全に使い切るのではなく補充品により、使い続けられる物、封筒のように 宛名を変えて使い続けられる物については、使用されずに(机の中に)放置されている中古品を集め流用することも大切である。
 これらの物は購入単価も小額であり、部署ごとにコスト管理すると手間がかかってしまうので、全社費や共通費で 計上されることも多いが、ブラックボックス化してしまうので、計上しないものの、使用部署を把握して、使用状況 をFBできる体制が必要である。

在庫管理

先の消耗品や印刷物のように、ある程度社内において在庫しておくべき物は結構多い。検討すべきは、ストックする場所 の確保と適正在庫数との関係である。
 消費スピードが速い物については、それなりに確保しておかなければならない。その都度自社で発注するのではなく、 納入会社、作成会社に適正在庫数を指示したうえで在庫管理をしてもらうこともできる。不足分を自動発注してしまうのである。
 たまに使用量が多く、在庫がなくなるケースがある場合には、管理部署での隠し在庫を持っておくことも必要である。コピーやプリンターの トナーなどは、それらがないと機能しない。重要な機器設備についての在庫品は二重三重に確保しておく。
 一般的に在庫品の多くは、一度に発注する量が多ければ多いほど、購入単価が下がる。使用状況を正確に把握し、最も経済的な適正在庫数を定めていく。

次回は、「使用管理」と「記録管理」の目的と考え方について整理してみたいと思う。

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