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「管理」で捉える総務業務 第3回

〜 総務業務に共通する考え方の検討 〜


 今回は、「資産・備品管理」と「保守管理」の目的と考え方について整理してみる。

資産・備品管理

まず、購入するにあたっての購買ロジックを定める必要がある。必要だから購入するのではあるが、 特に複数台購入する場合は、なぜ2台、3台なのか、その理由を明確にすべきである。その場対応ではなく、 一定の条件が揃わなければ増やさない方針を定めておく。そして、当然ながら、資産や備品の価格や 消耗度合(入れ替え期間)を考慮して、買取やリース、レンタルなどの購入形態を検討する。
 コスト管理にも繋がるが、機器や設備の場合は、その資産をフルに活用できるように、あらゆる使用方法、 機能についてメーカーから説明を受け、把握し、そして使用部署に説明することが大事である。宝の持ち腐れはもったいない。
 持ち運べる資産や備品については、面倒でも台帳による使用管理は徹底しておくこと。そして、常に使用できる状態にあるか管理しておく。

保守管理

 全ての機器設備・物品について保守契約を結ぶ必要はない。故障の可能性や頻度、故障した場合の事業に対する影響度合、 スポットで対応した場合と保守契約を締結した場合の金額などを比較検討して決めていく。
 そして、保守契約が必要となった場合は、単に印鑑を押すだけではなく、保守契約の中身について詳細に確認をすべきである。 保守契約を締結した場合でも、実費が必要とされる部部もあるので、その区分けも明確にしておく。
 特に通信設備など重要な設備については、対応窓口の受付体制を確認しておく。自社の稼動状態に合わせ、365日対応なのか、 24時間対応なのかなど、緊急時に直ぐに対応してもらえる体制としておく。また、修理が完了するまでの代替手段について、 予め定めておくことも必要である。常に「リスク管理」と一緒に考えるべきである。

次回は、「消耗品・印刷物管理」と「在庫管理」の目的と考え方について整理してみたいと思う。

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