企業お役立ちコラム

　総務部の業務を定義した場合、「他の部署に属さない種種雑多な業務」と定義することができる。 他の部署からは窺い知ることの出来ない細かい業務、煩雑な業務を各担当者が抱え込み、結果として、 総務部を非効率にしてしまう元凶である「属人化」が生じてしまう。このような総務部の各業務に、 果たして共通する考え方、対処方法が存在するだろうか。

　世にある総務業務に関する参考書や専門誌についても、個々の業務について解説してあり、 全業務横断の考え方について示したものを見かけることはあまりない。確かに、総務部員の心得とか、 総務部長の心得といったものについては存在する。しかし、業務を処理する、或いは処理体制を構築する うえで必要となる、共通の考え方については示されたことはないのではないか。

　そこで、今回から数回にわたり、その共通する考え方を検討していきたいと思う。仮説を立て、その後数回に渡り、代表的な総務業務に当てはめてみて検証していきたいと思う。

　「管理」という言葉は、総務部に最も相応しい単語である。管理部門でも極め付けに管理する事が多い総務部にとって、「管理」という言葉は切っても切れない考え方である。この「管理」という言葉を、共通の考え方とする仮設を立て検証していくこととする。
　次に、「管理」という言葉を、「○○管理」という考え方に変えてみる。いくつの「管理」が総務部には存在するのだろうか。
　コスト管理、リスク管理、在庫管理、保守管理、資産管理、備品管理、消耗品管理、印刷物管理、使用管理、文書管理、契約管理、記録管理、安全管理、規程管理などなど。

　最後に残った、自社でやるべき業務につき、業務改善・経費削減を検討する。

　まず、対象業務につき「本来のあり方」を確認する。総務業務は社内サービスが中心なので、 「本来のあり方」とは、「適正なサービスレベル」であるかどうかを確認することである。確認の視点としては、

次回は、先にあげた各「管理業務」について整理し、それぞれについて定義付けをしていきたいと思う。

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