「管理」で捉える総務業務 最終回
〜 総務業務に共通する考え方の検討 〜
最終回として、総務業務に対する共通の考え方を、今までの具体的業務の検証から整理してみる。初めて行う業務の場合でも、 以下の考え方で望めば、対応可能となるものである。
| コスト管理 | そもそもの業務目的を明確にし、その目的達成のためにかかる必要最小限のコストを割り出し、極力それに近づける。 |
| リスク管理 | 業務を処理する、或いは管轄範囲内で想定されるリスクを全て洗い出し、事前に対処できるものは全て実行する。 |
| 在庫管理 | 必要最小限の種類に限定し、使用度合から、必要最小限の数量で在庫として保管しておく。 |
| 保守管理 | 故障度合と故障した場合の事業の影響度合から、契約を締結するか検討する。締結する場合は、保守内容を充分に理解する。 |
| 資産、備品管理 | 常に必要とされている物のみを、その性能がフルに使われるように整備するとともに、機能についても使いきれるように把握し周知する。 |
| 消耗品、印刷物管理 | 本当に必要とされているもののみに品番を限定し、中古流用が可能なものは、積極的に流用していく。 |
| 使用管理 | 特に、サービスを提供する業務については、使用状況を帳票などで必ず把握できる体制とする。必要最小限のサービス体制とするため。 |
| 文書管理 | 法定保存文書などのように保存が義務づけられているもの以外は、過去の履歴がある程度把握できれば、積極的に整理し廃棄していく。 |
| 契約管理 | リスク管理の一環として、契約によりリスクを事前に軽減していく。さらに、攻めの法務として、自社の権利の確保を目指す。 |
| 記録管理 | 使用管理と同様、使用状況の記録を全てにわたり把握できる体制とする。履歴が追えれば、判断が素早く下せる。 |
| 安全管理 | リスク管理の一環として、現場での直接的な災害を防止する。実際に現場に立会い、イメージを膨らませ、事前にできることは全て実行する。 |
| 規程管理 | リスク管理の一環として、周知徹底が必要なものに絞って作成すべき。周知させ実行させるのが目的であり、実情を充分に把握し実行可能レベルで作成する。 |
提 供
SOS-SOUMU.COM
スタッフ部門向け専門誌『月刊総務』が運営する総務・人事専門サイト。即使える書式・雛形集、1000を超える実務ノウハ ウ集、専門家への相談コーナーなど、総務・人事業務を幅広くサポート。
社内報のエキスパート「コミサポ」についてのお問合せ・お申し込みはこちら
【ｓｏｓ−ｓｏｕｍｕ．ｃｏｍ】 ・・・ http://www.sos-soumu.com/
【スタッフ部門向け専門誌『月刊総務』】・・・ http://www.nana-cc.com/soumu/
【社内報のことなら『Commu-Suppo』】・・・ http://www.commu-suppo.net/