企業お役立ちコラム

　イベント（株主総会、社員総会、賀詞交歓会など）運営は、応用が効く。つまり、他のイベントで蓄積された経験がものを言う 世界である。受付係の応対の仕方、誘導係の案内の仕方、司会進行の仕方などの、各担当者の役割。受付場所とその設置、必要 備品、誘導係の配置場所や看板の設置場所、司会の位置やマイクの用意などの、設営、会場整備。トイレや喫煙場所、非常口など の設備の確認。これらは、どのようなイベントであれあまり変わるところが無い。イベントの運営に際しては、役割、必要備品、 設営、そして建物設備などについて、実施記録として詳細に記載しておき、次のイベントの際の参考にすべきである。特に、 実施前に準備した各項目が、実際に実施した場合にどうであったか。問題がなかったか、変更はなかったか、不足したもの、 余分だったものの検証が必要である。それらを、次の同一イベントの参考にするとともに、他イベントでも参考にするのである。

　イベント運営の準備は、イメージが大事である。特に、参加者や招待された人の、来場、受付、着席、そして開会、休憩、閉会、 最後に退場。この一連の流れのなかで、参加者の立場に立って、どのように行動するか、どのようなイレギュラーな動きや出来事が 想定されるかを、事前に十分検討しておくことが必要である。特に、イレギュラー事項。病人が発生した、火災が発生した、 はたまた、荒れた株主総会になってしまった、などなど。おめでたいイベントではあまり想定したくない事項かもしれないが、 何が起こるか分からない現在、あらゆるイレギュラー事項を想定しておくべきである。これは、主催者側、特に総務部の課せられた 責任である。参加者のことを考えた「安全管理」に他ならない。そして、イレギュラー事項の対応を検討することは、「リスク管理」 の一環として、本社の防災対策や緊急事態発生時の対応方法から応用できることが多いはずである。

次回は、福利厚生業務について「管理」というキーワードでそのポイントを整理してみる。