企業お役立ちコラム

　これからオフィスに設置する施設やＯＡ機器は、従来のものの使用状態を十分に把握して、必要以上のスペックは求めず、 その付加価値や機能をとことん使い切れるようなものとすべきである。確かに、今後、状況が変わり、さらに上位機種が 必要とされる時期がくるような営業を受けるかもしれない。それならば、あらかじめ、今必要としなくとも、上位機種を 購入しておけば、その時期がきたときに入れ替えるよりコストもかからないかもしれない。しかし、経費削減が重要なこ の状況では、それよりも、現在の仕事に十分の対応できるものであれば、オーバースペックのものは必要ではない。
　また、現在既に設置されている施設や機器の機能を、再度確認してみるべきである。総務担当者が確認して、その利用を 促進しない限り、その性能をフルに使い切ることはない。メーカーの担当者を呼んで、勉強会を開いてみるのも良いであろう。

　当然、建物施設やＯＡ機器などは高額であり、故障したからといって、簡単に取り替えることができるものではない。また、 故障により、仕事に支障をきたすこともある。使い方に対する注意喚起も必要だが、総務担当者としては、その保守体制を 万全にしておくことが望まれる。電話やコンピューター、システム関係であれば、２４時間３６５日対応で、すぐさま、 修理対応がとれる体制が必要である。その他であっても、保守契約の中身を十分に確認しておき、どこまでが、保守契約の 対象となり、どこからが実費負担、追加費用がかかるかを把握しておく。保守契約の対象であるならば、こまめに保守会社 を呼んで、メンテナンスを頻繁に行ってもらう。その都度、任せっぱなしにしないで、総務担当者は、一緒になって、故障 状態を把握して、そこから、使い方の「コツ」みたいなもの、故障の原因、或いは簡単な修理方法などを教えてもらう。 長く使うコツやいざという時の対応が学べるはずである。

次回は、車両について「管理」というキーワードでそのポイントを整理してみる。