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「管理」で捉える総務業務 第15回

〜 総務業務に共通する考え方の検討 〜


今回は、オフィスに関する管理について整理してみる。

見えない費用のコスト管理

 オフィスを維持していくうえでは、いろいろな費用がかかる。賃借料、水道光熱費などのオフィスという「箱」にかかる費用。 デスクや椅子、パーテーションなど、そこで働く人の環境を整えるのにかかる什器の費用。コピー機やFAX、パソコンにプリ ンターなど、効率良く働ける環境を整えるのにかかるOA機器の費用、などなど。このような費用については、全社費用という ことで、各部門に直接負担させずに、本社部門で負担したり、共通費という枠組みのなかで管理することが多い。こうなると、 実際に使用している者とコストを管理している者が別々となり、なかなか経費節減に結びつかない。直接数字が見えないことに より、実感が湧かないのである。直接負担はさせないまでも、できるだけ、オフィスの維持にかかる費用は、その使用者に見え るようなかたちにすることが、経費節減の基本となる。

そこで働く人を守る、リスク管理と安全管理

 オフィスで想定されるリスクは、火災や地震といった災害が代表的なものである。消防法に従い、防火設備を整備し、そして、 実際に多数の者が操作できるように訓練する。また、キャビネットの上や通路上に物を置かないようにして、被害が拡大するの を防ぐ。このようなことは、総務担当者が1人でしゃかりきになってやるものではなく、そのリスクの危険性と身近に、いつ発生 してもおかしくないことを、そこで働く人たちに伝え、会社や総務が守ってくれるのではなく、自分自身で自分を守るのだという 意識を植え付けることが大切である。そのほかにも、パソコンを長時間使用することによる、健康障害など、じわじわと働く人を 蝕むリスクもある。ある種の職業病については、その専門家でないと分からないものもあり、これについては、総務部主導でその 可能性を周知させ、その予防策を検討し実施していくべきである。多少費用がかかったとしても、働く人が、快く快適に働いて 「なんぼ」の世界である。ゴーイングコンサーンである企業ならば、働く人をリスクから極力守ってあげるべきである。

次回は、施設・機器について「管理」というキーワードでそのポイントを整理してみる。

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