「管理」で捉える総務業務 第15回
〜 総務業務に共通する考え方の検討 〜
今回は、オフィスに関する管理について整理してみる。
オフィスを維持していくうえでは、いろいろな費用がかかる。賃借料、水道光熱費などのオフィスという「箱」にかかる費用。 デスクや椅子、パーテーションなど、そこで働く人の環境を整えるのにかかる什器の費用。コピー機やFAX、パソコンにプリ ンターなど、効率良く働ける環境を整えるのにかかるOA機器の費用、などなど。このような費用については、全社費用という ことで、各部門に直接負担させずに、本社部門で負担したり、共通費という枠組みのなかで管理することが多い。こうなると、 実際に使用している者とコストを管理している者が別々となり、なかなか経費節減に結びつかない。直接数字が見えないことに より、実感が湧かないのである。直接負担はさせないまでも、できるだけ、オフィスの維持にかかる費用は、その使用者に見え るようなかたちにすることが、経費節減の基本となる。
オフィスで想定されるリスクは、火災や地震といった災害が代表的なものである。消防法に従い、防火設備を整備し、そして、 実際に多数の者が操作できるように訓練する。また、キャビネットの上や通路上に物を置かないようにして、被害が拡大するの を防ぐ。このようなことは、総務担当者が1人でしゃかりきになってやるものではなく、そのリスクの危険性と身近に、いつ発生 してもおかしくないことを、そこで働く人たちに伝え、会社や総務が守ってくれるのではなく、自分自身で自分を守るのだという 意識を植え付けることが大切である。そのほかにも、パソコンを長時間使用することによる、健康障害など、じわじわと働く人を 蝕むリスクもある。ある種の職業病については、その専門家でないと分からないものもあり、これについては、総務部主導でその 可能性を周知させ、その予防策を検討し実施していくべきである。多少費用がかかったとしても、働く人が、快く快適に働いて 「なんぼ」の世界である。ゴーイングコンサーンである企業ならば、働く人をリスクから極力守ってあげるべきである。
次回は、施設・機器について「管理」というキーワードでそのポイントを整理してみる。
■毎週月曜日に更新しております。
提 供
SOS-SOUMU.COM
スタッフ部門向け専門誌『月刊総務』が運営する総務・人事専門サイト。即使える書式・雛形集、1000を超える実務ノウハ ウ集、専門家への相談コーナーなど、総務・人事業務を幅広くサポート。
社内報のエキスパート「コミサポ」についてのお問合せ・お申し込みはこちら
【sos−soumu.com】 ・・・ http://www.sos-soumu.com/
【スタッフ部門向け専門誌『月刊総務』】・・・ http://www.nana-cc.com/soumu/
【社内報のことなら『Commu-Suppo』】・・・ http://www.commu-suppo.net/