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「管理」で捉える総務業務 第2回

〜 総務業務に共通する考え方の検討 〜


 今回からは、前回あげた、各管理業務の目的と考え方について整理してみる。

コスト管理

 まずは、イニシャルコストやランニングコストを必要最小限に抑えるという目的がある。 但し、何がなんでもコスト削減するのではなく、総務が提供すべき必要最小限のサービスレベルを定めてから、 それを達成するための必要最小限のコストを目指すべきである。コストを削減するあまり、 必要無いものになってしまっては元も子もない。
 イニシャルコストであれば、一回だけであるが、ランニングコストについては、発生の都度、管理していく必要がある。 そして、常にランニングコストを低減する方策がないか研究をしていく。異常値が生じた場合は、速やかにその原因を探り、 どこかに問題がないか、或いは使用状況や環境が変わったのではないかと確認をする必要がある。環境が変化した場合、 その環境に合わせ、業務の存在意義からして見直すべきである。もはや存在意義のない業務を、ルーチンワークとして行い 続けていくほど、コスト管理に反する行為はない。

リスク管理

 リスク管理自体で、1つの総務業務として完結してしまうが、ここでは、各総務業務に共通する考え方を示す。
 各業務における緊急事態、生ずると困る事態をあらゆる側面から洗い出し、それが生じないようにする予防策と、 生じてしまった場合の対応策を定めておくことである。予防策では、関係法規や安全な使用方法の周知徹底、対応策では、 代替手段の確保や対応マニュアルの完備などがある。事前に予防できることは全て行い尽くす、そして、生じてしまったら 速やかに対処する。これがリスク管理の基本である。
 リスク管理とは守りの業務であり、それを実行する場合、なかなかラインの理解が得られない場合がある。 その場合は、その業務を行うことは、結局のところラインで働く従業員を守ること、その手間を省くことであるとい大義名分 を用意しておくと円滑に進む。

次回は、「在庫管理」と「保守管理」の目的と考え方について整理してみたいと思う。

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