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「業務改善・経費削減 13回シリーズ 第3回」

〜 業務改善・経費削減の具体的手法 〜

削減可能費用 改善・経費削減 対象業務 業務改善・経費削減・業務のポイント
人件費 電報 弔電や祝電を打つ場合、その都度、内容と台紙を選ぶのではなく、対象別に定型化しておく。内容も定型文書があるので、そこから選び定型化し、台紙も対象別に選択しておく。
人件費 対社外慶弔 祝電や弔電については、内容と台紙。その他、出席者や生花、慶弔金についても、参加する役職別に定型化して、機械的に指示、手配ができるようにしておく。
人件費 レイアウト変更 ゾーニング(執務・通路・収納・共用ゾーン)を明確にし、その範囲内で必要最小限のレイアウト変更を行い、他のゾーンには影響を与えない。統一感の保持と作業の軽減を図る。
人件費 消防計画の改訂・届出 自衛消防隊の各担当名を個人名で明記するのではなく、○○担当課長、○○担当とする。組織変更や部署の統合により組織名が変更しても、その都度改訂し、提出する必要がなくなる。
賃借料 契約書の保管・廃棄作業 重要な契約書は永久保存となるが、簡易な契約書は3年間保存すれば良い。法定保存文書期限をよく確認し、保管と廃棄処理を行う。契約書を全て永久保管する必要は無い。
賃借料 法定保存文書管理 法定保存文書の保管期限と自社での必要性を考慮して最低限必要な文書のみを保管する。保管する場合は、保管箱に廃棄時期を明記し、その都度判断せずに、即廃棄できる体制とする。
賃借料 書類の保管 書類はほっておくとどんどん溜まっていってしまう。常日頃、不必要な書類は廃棄するように指導しても、ほとんど効果がない。定期的に、書類廃棄日を設定し強制的に廃棄させることが必要。
賃借料 書類の保管 保管すべき書類はなにも書類という形態で保管しておかなくても良いはず。原本管理が必要なもの以外は、画像情報として光ディスクなどで保管しておく。

次回も同様に、個別業務の業務改善・経費削減手法をご紹介いたします。

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