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「業務改善・経費削減 13回シリーズ 第2回」

〜 業務改善・経費削減の具体的手法 〜

削減可能費用 改善・経費削減 対象業務 業務改善・経費削減・業務のポイント
人件費・印刷費・用紙代 規程の改定・配布作業 各規程に明記する部署名を現存の組織名とはせず、「○○担当部門」とする。組織変更や部門の統合により組織名が変更しても、その都度改定し、承認を得て配布する必要がなくなる。
人件費・印刷費・用紙代 申請書類の改定・配布作業 申請書に明記してある管理部署名や申請先部署名を現存の組織名とはせず、「○○担当部門」とする。組織変更により組織名が変更しても、その都度改定し配布する必要がなくなる。
人件費・印紙代 謄本・印鑑証明在庫管理 通常、登記簿謄本や印鑑証明は、3カ月以内のものを先方へ提出する。よって、一度に数多く入手すると使用できない場合がある。過去の提出推移から適正在庫数で管理する。
人件費・印刷費 社員証の発行 社員証は本人の写真がないと証明書としての意味がない。毎年更新する手間を考えると、写真の無い中途半端な社員証ならば発行自体を止めてしまう。
人件費 他 会議運営 定例化している会議の、開催の必要性を確認してみる。会議を廃止すると、出張費、文書作成にかかる費用、事務用品さらに参加する者の人件費が削減される。
人件費 社内清掃 清掃業者に清掃を委託している場合、清掃会社の了解を得た上で清掃以外の雑務も一緒に依頼してしまう。電球の交換や制服の棚卸など、単純な軽作業を清掃の合間に処理してもらう。
W人件費 運転手 役員の送迎を行う運転手(自社社員の場合)に、運転時間帯以外に警備や設備管理などの業務も兼務させる。
人件費 押印作業 押印は全て実印である必要は無い。むしろ実印が必要とされる書類のほうが少ない。印紙の消印は、契約書に捺印したもので無くても良い。押印の意味を良く理解して無駄な申請を削減する。

次回も同様に、個別業務の業務改善・経費削減手法をご紹介いたします。

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