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「業務改善・経費削減 13回シリーズ 第1回」

〜 業務改善・経費削減の考え方 〜

 物品やサービスを購入するので経費が発生し、その購買は、それに関する業務が存在するから発生する。 その業務が無くなれば、関連する支払も処理に必要な人件費も無くなる。 経費削減とは業務を無くせば、自然と達成されるのである。 業務の存在理由に踏みこまず、小手先の改善だけで経費削減にトライしても、その効果は限定的。経費削減をしたいのなら、 業務の存在理由から確認していくべきである。


 必要性が確認できたら、次に外部委託を検討する。外部委託する一番の理由は経費削減となっているが、 外部委託の本来的な意味で言うと、「専門性の活用」という目的で導入すべきである。 委託先を対等のパートナーとして捉え、業務の達成度合いを公正に評価し、成功報酬的な観点も含めて委託費用を支払と、 委託先の「プロ意識」が鼓舞でき、業務のさらなる改善が成され、経費削減につながる。


 最後に残った、自社でやるべき業務につき、業務改善・経費削減を検討する。
 まず、対象業務につき「本来のあり方」を確認する。総務業務は社内サービスが中心なので、 「本来のあり方」とは、「適正なサービスレベル」であるかどうかを確認することである。確認の視点としては、

【1】 そんなに揃える必要があるのか、全て利用されているのか

【2】 そこまで総務部がやるべきなのか、利用者がやるべきではないのか

【3】 どこまでサービスレベルを落としても大丈夫か

【4】 個別対応ではなく、画一的なルールのもと処理できないか


 「本来のあり方」が確認されたなら、維持するための方法につき、最も安価で手間がかからない効率的な処理方法を検討する。 検討するポイントとしては、

【1】まとめる、統一する

【2】組み合わす

【3】取り除いてみる

【4】順序を変える

【5】置き換える

【6】分割する

【7】制限する

【8】流用する

【9】外部委託する

【10】自動更新をしない

【11】処理を厳格にする

【12】明確にしない

【13】整理整頓、廃棄する

これらの視点で、個々の業務の効率的な手法を模索、業務改善・経費削減をしていく。

次回から、個別業務の業務改善・経費削減手法をご紹介していきます。


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